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Texte de la QUESTION :
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M. Jean-Michel Fourgous attire l'attention de M. le ministre du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle sur les nombreuses obligations imposees par la legislation du travail qui pesent sur les chefs d'entreprise en ce qui concerne les bulletins de paie et la tenue des livres de paie, notamment pour ce qui est des entreprises qui ont plusieurs sites. Le developpement de la legislation du travail a conduit, au fur et a mesure de la mise en oeuvre des nombreux textes nouveaux, a multiplier, entre autres obligations pesant sur les chefs d'entreprise, celle portant sur la tenue de documents, affiches ou registres, destines a permettre le controle de ces textes par les services de l'inspection du travail. Dans le cas d'une entreprise dont la paie est traitee par un systeme informatique, c'est-a-dire dans laquelle l'ensemble des elements concernant la remuneration des salaries est conserve sur un support moderne tel que memoires magnetiques, bandes magnetiques, disques durs ou microfilms, et qui a centralise la comptabilite de l'ensemble des sites industriels, l'employeur peut-il, pour permettre a l'inspection du travail d'effectuer les controles dont elles est chargee, mettre a sa disposition un lecteur de microfilms lui permettant de consulter les bulletins de paie et de prendre photocopie des elements qu'elle souhaite connaitre, sans qu'il soit indispensable de lui presenter les bulletins de paie sur un support papier ? Cette procedure semble bien conforme aux dispositions de la circulaire no 90-16 du 27 juillet 1990, qui precise que les entreprises ne seront plus contraintes de tenir le livre de paie prevu par la reglementation, ni d'etablir et de tenir a la disposition des divers agents de controle, des documents de substitution detailles, etablis sur support papier au fur et a mesure des operations de paie. Peut-on des lors considerer que l'employeur est bien dispense de presenter des bulletins de paie sur support papier, des l'instant ou il met a la disposition de l'inspection du travail les microfilms comportant les memes mentions obligatoires, et les moyens de les lire et de les reproduire ? Par ailleurs, le livre de paie recapitulatif auquel est annexe un etat mensuel detaille par salarie, reprenant toutes les rubriques prevues par l'article R. 143-2 du code du travail, prevu par la circulaire 90-16 du 27 juillet 1990, est-il assimilable au livre de paie defini par l'article L. 143-5 du meme code ? De meme, ce livre de paie recapitulatif beneficie-t-il des memes delais de presentation que le livre de paie prevu par l'article L. 611-9, alinea 3, du code du travail ? Enfin, dans la mesure ou, par suite de centralisation des operations comptables au siege de la societe, il n'existe aucune structure administrative dans chacun des sites industriels, l'employeur peut-il etre autorise, en cas de visite inopinee de l'inspection du travail, a disposer d'un delai lui permettant de deleguer sur place un collaborateur qualifie et ayant acces aux informations confidentielles contenues dans les bulletins de paie ? Il lui demande quelles remarques appellent de sa part les differentes interrogations qui lui sont ainsi soumises.
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Texte de la REPONSE :
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L'article L. 620-7 du Code du travail permet aux entreprises de deroger a la tenue de certains registres pour tenir compte du recours a d'autres moyens, notamment informatiques, lorsque des garanties de controle equivalentes sont maintenues. Ainsi, les entreprises ne sont plus contraintes d'etablir sur support papier un livre de paie cote et paraphe ou des documents de substitution detailles ou de conserver un double des bulletins de paie des lors que les garanties necessaires existent. A cet egard, la circulaire DRT no 90/16 du 27 juillet 1990 prevoit notamment que peut etre admis tout recapitulatif faisant apparaitre, pour chaque periode de paie, le nombre de salaries concerne, le montant des remunerations versees ainsi que les cotisations et prelevements obligatoires dus au titre des legislations de securite sociale et du travail. La sincerite de ces documents doit etre garantie selon des modalites equivalentes a celles qui sont retenues pour l'application du plan comptable general, notamment par l'identification, la datation et la numerotation de ces documents. Les employeurs doivent en outre mettre a la disposition des agents de controle un moyen leur permettant d'acceder directement aux informations stockees (lecteur de demande ou terminal d'ordinateur avec ecran de lecture, par exemple) ou d'extraire a leur demande tout renseignement permettant de repondre a des besoins plus affines : etat des salaires individuels pour une periode donnee, recapitulatifs de certains elements, etc., qui, suivant le cas, seront lus directement ou edites. Ces documents doivent etre presentes immediatement aux agents de controle qui en font la demande lorsque la comptabilite est tenue sur le lieu meme de travail. Toutefois, lorsque le livre de paie ou son support de substitution est tenu par une personne exterieure a l'etablissement, l'employeur n'a plus une obligation permanente de tenir le livre de paie a disposition des services de controle mais une obligation ponctuelle de le presenter, quel que soit le support utilise, au bureau de l'inspecteur du travail sur mise en demeure dont le delai ne peut etre inferieur a quatre jours. L'ensemble de ces dispositions permet ainsi aux employeurs de se conformer aux prescriptions legales relatives au livre de paie dans les meilleures conditions.
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