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Texte de la QUESTION :
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M. Bernard Nayral attire l'attention de M. le ministre de l'intérieur sur les difficultés rencontrées dans les communes pour satisfaire aux demandes de communication des documents administratifs. Il semble, en effet, qu'il y ait une divergence d'interprétation entre le Conseil d'Etat et la Commission d'accès aux documents administratifs quant à la possibilité de soumettre de façon générale toute demande de communication d'un document administratif à une requête écrite de l'intéressé. En conséquence, il lui demande si, pour résoudre ces difficultés, les communes peuvent élaborer un règlement qui impose l'existence d'une demande écrite préalable à la communication des documents administratifs.
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Texte de la REPONSE :
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La communication des documents administratifs communaux peut être obtenue sur la base de deux textes législatifs. Le plus ancien, issu de la loi municipale de 1884, a été inséré dans le code général des collectivités territoriales à l'article L. 2121-26. Il énonce que toute personne physique ou morale a le droit de demander communication sur place et de prendre copie totale ou partielle des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux. La loi modifiée n° 78-753 du 17 juillet 1978 a considérablement étendu ce droit à l'information, en instituant la liberté d'accès aux documents administratifs de caractère non nominatif. La commission d'accès aux documents administratifs chargée de veiller au respect de cette dernière loi a rappelé, dans un avis du 2 février 1995 (aff. Guillot), qu'aucune disposition de la loi ne fait obstacle à ce que la demande de communication soit purement verbale. Les dispositions législatives ne précisent pas la forme de la demande. S'agissant des documents communaux, il ne semble pas toutefois que l'on puisse dénier au maire, chef de l'administration communale, le pouvoir d'en réglementer l'accès, afin que l'exercice de ce droit à l'information soit compatible avec le bon fonctionnement des services. Ainsi, dans son arrêt du 26 avril 1993 (association des amis de Saint-Palais-sur-Mer), le Conseil d'Etat a reconnu comme légitime et dépourvue de caractère excessif, compte tenu de la situation de la commune, l'exigence d'une demande écrite préalable. En tout état de cause, si en l'absence de réglementation particulière, une demande verbale doit être prise en considération par l'administration sollicitée, il convient de noter l'intérêt qui s'attache à la présentation écrite de la demande. Celle-ci facilite en effet l'administration de la preuve de cette demande et permet notamment de déterminer le point de départ du délai d'un mois imparti à l'autorité compétente pour satisfaire la demande.
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