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Texte de la REPONSE :
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La conservation matérielle et la mise en valeur des archives communales relèvent de la compétence des communes (art. L. 1421-3 du code général des collectivités territoriales) et à ce titre il leur incombe d'assurer le fonctionnement de ce service. Il s'agit d'une dépense obligatoire (art. L. 2321-2-2/ du code général des collectivités territoriales). Afin de limiter le coût financier de cette compétence pour les communes de taille modeste et d'assurer une conservation en bon état de ces archives, le législateur a instaurer l'obligation de dépôt aux archives du département des documents anciens pour les communes de moins de 2 000 habitants. C'est ainsi que les documents d'état civil de plus de 150 ans, les plans, registres et cadastres qui ne sont plus en service de plus de trente ans et les autres documents d'archives de plus de cent ans doivent obligatoirement y être déposés. Pour les communes de plus de 2 000 habitants, la possibilité de dépôt est ouverte (art. L. 1421-8 du code général des collectivités territoriales). Le volume d'archives, et par conséquent le coût de sa conservation, étant généralement proportionnel à la taille de la commune, l'Etat, par ses dotations de fonctionnement qui prennent en compte la population pour l'établissement de leurs montants, participe déjà au fonctionnement de ce service. De plus, certains ministères, intéressés par tout ou partie des archives communales, mettent en oeuvre sous certaines conditions des crédits pour assurer leur sauvegarde. Le ministère de la culture, par l'intermédiaire des crédits déconcentrés aux directions régionales des affaires culturelles (DRAC) vient ainsi en aide à la restauration des fonds et peut contribuer à la construction et à l'équipement de bâtiments d'archives. Le ministère de la justice délègue également certains fonds aux préfectures pour la reliure et la réparation des registres d'état civil qui doivent être utilisés conformément à l'instruction générale relative à l'état civil (NOR : JUSX99036255 du 11 mai 1999).
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