Une première circulaire du 24 décembre 2002 portant sur les subventions de l’Etat aux associations avait mis en place des référents chargés de l’instruction des demandes de subvention et du contrôle de leur utilisation. Ils utilisent le dossier unique de demande de subvention destiné aux associations sollicitant une subvention de l’État et de ses établissements publics. Ce document permet une harmonisation des modalités de traitement des demandes et du contrôle et de limiter au strict nécessaire les pièces justificatives à fournir. Les plans régionaux de formation des agents proposent en plus chaque année des formations sur les subventions permettant l’acquisition d’une connaissance fine et commune des modalités d’instruction et de contrôle. 

Les référents mentionnés dans la circulaire du 16 janvier 2007 relative aux subventions de l'Etat aux associations et aux conventions pluriannuelles d'objectifs ont, pour leur part, un rôle utile d'interface, de coordination, de suivi d'ensemble et de synthèse des partenariats associatifs de façon à harmoniser les méthodes des services.

Ces référents dans les administrations centrales des ministères sont régulièrement réunis par le ministère chargé de la vie associative. Dans le cadre de la préparation de la conférence nationale de la vie associative de 2009, ils ont étudié les modalités d’application par les services de l’Etat de la réglementation européenne relative aux aides d’Etat. Ces travaux ont contribué à l’élaboration de la circulaire du Premier ministre du 18 janvier 2010 relative aux relations entre les pouvoirs publics et les associations. 

Le rôle évoqué dans la circulaire du 16 janvier 2007 concernant les subventions est assuré localement par les délégués départementaux à la vie associative nommés par les préfets. Spécifiquement formés en 2010 par le ministère chargé de la vie associative aux évolutions juridiques précisées dans la circulaire du 18 janvier 2010, ils recevront une nouvelle formation en 2012 relative aux évolutions majeures apportées par la Commission Européenne au traitement des aides d’Etat. 

Une nouvelle étape devrait être franchie prochainement pour les associations en matière de simplification et de rapidité avec l’ouverture du téléservice « e-subvention » accessible depuis « Votre compte associations », sur le site www.associations.gouv.fr, conçu pour faciliter les démarches administratives et donner de la cohérence à l’offre croissante de services en ligne aux associations.