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Texte de la QUESTION :
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M. Michel Zumkeller interroge Mme la secrétaire d'État chargée de la prospective et du développement de l'économie numérique sur la mise en place d'une organisation administrative, permettant de recentrer les agents du ministère sur les actions essentielles. En effet, il est fréquent que de nombreuses actions, purement administratives (secrétariat, photocopie...), soient effectuées par des agents très qualifiés, qui mériteraient de voir leurs compétences mieux reconnues. Il souhaiterait connaître, les réflexions mises en oeuvre dans son ministère, en vue de constituer des pôles de travail, et ainsi optimiser l'efficacité des agents.
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Texte de la REPONSE :
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Le cabinet du secrétariat d'État à la prospective et au développement de l'économique numérique repose sur les services du Premier ministre assurent également des missions d'état-major (cabinets du Premier ministre, des ministres et des autres secrétaires d'État qui lui sont rattachés, secrétariat général du Gouvernement, secrétariat général des affaires européennes, secrétariat général de la défense et de la sécurité nationale, service d'information du Gouvernement), de stratégie et de prospective (centre d'analyse stratégique et organismes associés), de coordination sectorielle (secrétariat général de la mer, mission interministérielle de vigilance et de lutte contre les dérives sectaires, mission interministérielle de lutte contre la drogue et la toxicomanie), de diffusion légale, d'information administrative et d'édition publique (direction de l'information légale et administrative) et d'administration générale (direction des services administratifs et financiers). Une des spécificités de ces services est l'importance particulière donnée aux fonctions de coordination et de représentation. Il s'agit, à grande échelle et sur des plages horaires étendues, de préparer et d'organiser des réunions, d'accueillir des visiteurs, d'assurer des déplacements. Pour satisfaire au mieux ces exigences et lorsque cela paraît pertinent, les services du Premier ministre poursuivent depuis plusieurs années une démarche axée sur la spécialisation des agents d'exécution et la mutualisation des fonctions qu'ils assurent. La spécialisation des agents de l'atelier de reprographie, des secrétaires, des téléopérateurs du standard ou du centre d'appels et de suivi (structure de centralisation des demandes de prestations logistiques et informatiques), des agents chargés du traitement du courrier, des huissiers, des conducteurs ou encore du personnel de l'intendance a ainsi permis d'améliorer la performance du service et de valoriser la compétence des agents. La mutualisation de certaines fonctions a aussi permis de réaliser des économies d'échelle. Cette démarche fut d'abord engagée avec les secrétariats, organisés en « pools », afin de restreindre les inconvénients d'une charge de travail parfois irrégulière mais nécessitant une grande disponibilité. Elle s'est élargie à la plupart des métiers précédemment cités. Elle trouve aujourd'hui un champ d'application nouveau, élargi au personnel d'application et de rédaction (catégorie B), voire d'encadrement et de conception (catégorie A), avec la modernisation des fonctions support, comme l'illustre la création prochaine d'un centre de service partagé, dans le cadre du raccordement des services du Premier ministre à CHORUS. Au-delà de ces améliorations, le recours croissant aux technologies de l'information et de la communication permet de mieux employer les compétences des agents, en supprimant l'exécution de nombreuses tâches ancillaires. L'utilisation depuis plusieurs années d'un intranet de gestion des ressources humaines permettant la dématérialisation de la plupart des actes administratifs ou la mise en place plus récente d'une application de gestion électronique du courrier (DSAF) en sont des exemples.
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