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Texte de la QUESTION :
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M. Jean-Pierre Balligand appelle l'attention de M. le secrétaire d'État chargé de la fonction publique sur le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 qui a modifié l'article R. 2121-9 du CGCT concernant la tenue des registres des délibérations des conseils municipaux. Parmi les nouvelles mesures relatives à ces registres, l'utilisation du papier permanent pour les feuillets destinés à l'inscription des délibérations est requise. De même l'encre d'impression doit être stable dans le temps et neutre. Or il n'existe aujourd'hui que peu de fournisseurs de papier permanent (quelques uns pour les archives) d'où un coût de la fourniture de ce papier comparé au coût du papier bureautique habituel. Pour l'encre permanente (utilisée en archive pour l'estampillage des documents, mais fournie en petit flacon), il n'existe a priori aucun fournisseur de volumes importants pour l'imprimante et/ou des cartouches adaptées. Si ces mesures paraissent légitimes au regard d'une meilleure conservation des documents principaux des communes, elles posent des interrogations à ce jour sans réponse. Il lui demande s'il lui semble légitime, dans un contexte d'économie des ressources, d'obliger les collectivités à se procurer un tel papier et si afin de permettre l'utilisation de l'encre neutre les collectivités devront proscrire l'outil informatique pour en revenir au stylo ou à la machine à écrire.
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Texte de la REPONSE :
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Le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 portant modifications diverses du code général des collectivités territoriales (CGCT) a modifié, par ses articles 5 à 8, le cadre réglementaire applicable à la tenue des registres communaux à savoir les articles R. 2121-9, R. 2122-7 et R. 2122-8 du code général des collectivités territoriales. Ce cadre réglementaire relevait jusqu'alors essentiellement du décret n° 70-150 du 17 février 1970 relatif aux conditions de tenue des registres des délibérations des conseils municipaux et de l'arrêté interministériel du 3 juillet 1970 relatif aux conditions de tenue des registres des délibérations des conseils municipaux. Adapté au contexte institutionnel et aux techniques d'édition et de conservation de documents qui prévalaient il y a quarante ans, ce cadre était devenu obsolète. En effet, les services départementaux d'archives ont constaté la détérioration au fil des ans des registres communaux, notamment lorsque les feuillets des délibérations étaient collés dans des registres à souches, entraînant de nombreuses pertes de documents ou d'altérations dues à l'acidité des colles employées. Aussi, les modifications apportées par le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 ont pour objet d'assurer une meilleure préservation des registres communaux en tenant compte des nouvelles technologies d'édition. L'article R. 2121-9 du CGCT modifié par le décret précité prescrit désormais l'utilisation de papier permanent et d'une encre d'impression stable et neutre. Pour répondre aux interrogations que peuvent susciter ces modalités de conservation, la circulaire n° NOR : IOCB1032174C du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements, élaborée en concertation avec l'Association des maires de France, est venue préciser les normes recommandées. Celles-ci ne sont pas d'usage exceptionnel. À cet égard, le papier permanent prescrit par la circulaire précitée est largement disponible auprès de la plupart des fournisseurs papetiers. En ce qui concerne l'encre, il est recommandé d'utiliser une imprimante laser noir et blanc d'usage a priori désormais courant. La norme ISO prévue pour l'encre d'impression et visée également dans la circulaire a en outre un caractère de simple recommandation. Il s'agit, en tout état de cause, par ces recommandations, que les communes puissent assurer la conservation à long terme d'une source essentielle d'informations pour leur histoire.
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