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Texte de la QUESTION :
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M. François Deluga interroge M. le ministre de l'intérieur, de l'outre-mer et des collectivités territoriales sur le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 portant modifications diverses du code général des collectivités territoriales, pris en application de la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures. Les articles 5 à 8 de ce décret modifient les dispositions du code général des collectivités territoriales relatives à la tenue du registre des délibérations du conseil municipal. L'article R. 2121-9 de ce code (article 5 du décret) précise en effet que les délibérations doivent être inscrites sur un registre à feuillets mobiles, que tout collage est prohibé et que les feuillets mobiles numérotés et paraphés par le maire sont reliés au plus tard en fin d'année, dans des conditions assurant la lisibilité des délibérations. Or la tenue d'un registre à feuillets mobiles pose la question de la sécurisation des actes administratifs concernés. Ces documents officiels publics et ouverts à la consultation seront notamment très facilement subtilisables ou susceptibles d'être perdus. Par ailleurs, le nouveau cadre réglementaire impose l'utilisation de papier permanent, d'encre stable dans le temps et suppose donc la mise en place éventuelle d'un système de photocopie particulier ou l'acquisition de matériel spécifique, engendrant ainsi un coût supplémentaire pour la collectivité. Aussi, il lui demande de lui indiquer les motifs et les avantages attendus d'une telle modification.
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Texte de la REPONSE :
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Le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 portant diverses modifications du code général des collectivités territoriales (CGCT) a pour objet, dans ses articles 5 à 8, d'assurer une meilleure préservation des registres communaux en tenant compte des nouvelles technologies d'édition. Ainsi, l'article R. 2121-9 du CGCT prohibe le collage des feuillets mobiles sur les registres, à l'origine de nombreuses pertes de documents ou d'altérations dues à l'acidité des colles employées, et rend désormais obligatoire la reliure des feuillets dans les registres. La circulaire NOR : IOCB1032174C du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements, élaborée en concertation avec l'Association des maires de France, est venue préciser les normes recommandées ainsi que les formalités de présentation de ces registres. Les normes recommandées ne sont pas d'usage exceptionnel. Le papier permanent prescrit par la circulaire précitée est largement disponible auprès de la plupart des fournisseurs papetiers. En ce qui concerne l'encre, il est recommandé d'utiliser une imprimante laser noir et blanc d'usage a priori désormais courant. La norme ISO prévue pour l'encre d'impression et visée également dans la circulaire a en outre un caractère de simple recommandation. Par ailleurs, les prescriptions de présentation des registres précisées dans cette même circulaire permettent d'en assurer la sécurisation, tant dans leur tenue par les communes que pour une consultation par les administrés. Ainsi, les feuillets où sont transcrites les délibérations doivent être cotés, paraphés par le maire, numérotés éventuellement de façon manuscrite, et faire mention du nom de la commune et de la date de la séance du conseil municipal. La circulaire précitée insiste sur la nécessité, en attente de reliure, d'assurer une conservation des feuillets mobiles garantissant leur accès par les seules personnes habilités. L'ensemble de ces prescriptions permet également de sécuriser la consultation des registres des délibérations par les administrés dans les conditions prévues par la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public, et notamment son article 4, qui prévoit une consultation sur place gratuite ou, sous réserve que la production ne nuise pas à la conservation du document, par délivrance de copies en un seul exemplaire, aux frais de la personne qui les sollicite.
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