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Texte de la QUESTION :
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M. Pierre Forgues rappelle à M. le ministre de l'intérieur, de l'outre-mer, des collectivités territoriales et de l'immigration que les maires sont fortement invitées à dématérialiser, souvent à grands frais, les actes administratifs et leur transmission aux services de l'État. Ceci va effectivement dans le sens d'une modernisation, d'une simplification administrative et d'un moindre impact environnemental. Or une circulaire (IOCB1032174C) en date du 14/12/10 vient d'être adressée aux maires et aux présidents d'EPCI pour leur préciser de nouvelles exigences en matière de tenue des registres. Celle-ci impose des pratiques qui semblent d'un autre siècle notamment celle de relier les délibérations et autres actes administratifs en des registres cousus pour une périodicité des actes allant de un à cinq ans. Si ces dispositions n'entraînent pas de grosses contraintes pour les communes importantes, il en n'est pas de même pour les petites communes et surtout les petits EPCI dont le nombre de feuillets à relier est extrêmement faible. Outre le coût de ces reliures, cette pratique nouvelle entraîne du travail supplémentaire au moment où il est demandé aux collectivités territoriales de diminuer le nombre de fonctionnaires. Cette circulaire ne fait qu'accroître l'agacement des maires ruraux face à l'attitude d'un État qui exige d'eux des taches sans cesse croissantes tout en diminuant leurs moyens. Il lui demande donc quelles mesures il entend prendre pour assouplir les dispositions de cette circulaire en ce qui concerne les petites communes et les petits EPCI.
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Texte de la REPONSE :
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Les modifications apportées par le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010, dont le projet de rédaction a été soumis à l'Association des maires de France, ont pour objet d'assurer une meilleure préservation des registres communaux en tenant compte des nouvelles technologies d'édition. Ainsi, l'article R. 2121-9 du code général des collectivités territoriales prohibe le collage des feuillets mobiles sur les registres, à l'origine de nombreuses pertes de documents ou d'altérations dues à l'acidité des colles employées, et prévoit, à la place, la reliure des feuillets dans les registres. Toutefois, afin de tenir compte des spécificités des petites communes, cet article prévoit des dispositions plus souples pour les communes de moins de 1 000 habitants puisqu'elles pourront procéder à la reliure des feuillets mobiles des délibérations uniquement tous les cinq ans. De plus, la circulaire n° NOR : IOCB1032174C du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements a invité les préfets à tenir compte des difficultés que certaines communes pourraient connaître pour se procurer les nouveaux modèles de registres dans les premiers temps d'application de la nouvelle réglementation. Enfin, les conditions de tenue des registres ont fait l'objet d'importantes simplifications. Dorénavant, les registres sont cotés et paraphés par le maire et non plus par le préfet. Le régime d'autorisation préfectorale préalable pour l'emploi des feuillets mobiles a été supprimé. Les prescriptions techniques détaillées et obligatoires qui étaient fixées par arrêté conjoint du ministre de l'intérieur et du ministre de la culture sont maintenant caduques.
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