Texte de la question
M. Xavier Bertrand attire l'attention de M. le Premier ministre sur les modalités pratiques de mise en œuvre de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. En effet, ce texte prévoit que les données à caractère personnel ne peuvent être conservées dans un fichier, sous une forme permettant l'identification des personnes concernées, que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Cette disposition sous-entend que la durée de conservation des données doit ainsi être définie à l'avance et adaptée à la finalité du traitement. Une ambiguïté demeure toutefois quant à la distinction entre « conservation » et « archivage » des données. Ainsi, lorsqu'il est demandé de ne conserver des données que pour une durée limitée, qu'advient-il des données collectées à l'issue de la période prévue de conservation dans le cas d'un fichier « vivant » ? Le cas de la liste électorale est assez emblématique de cette situation. En effet, les instructions relatives à sa conservation indiquent un délai de seulement trois ans, alors qu'il est parfaitement inenvisageable d'archiver ce fichier, sauf à le recréer immédiatement en vue du prochain scrutin. Il souhaiterait dès lors qu'il précise avec le plus de clarté possible, la distinction entre conservation et archivage des données, telle qu'elle doit s'imposer aux gestionnaires de fichiers concernés par la loi du 6 janvier 1978.
Texte de la réponse
Aux termes de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, dite loi Informatique et Libertés, à tout traitement de données à caractère personnel est associée une durée de conservation qui correspond à la durée nécessaire à la réalisation de la finalité initiale du traitement. Ces durées de conservation des données correspondent aux durées d'utilité administrative déterminées pour les documents électroniques ou papier par les instructions interministérielles relatives à la gestion des archives publiques. La commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) et le service interministériel des archives de France oeuvrent à une définition concertée de ces délais. A cette étape, la conservation correspond à la fois à l'archivage dit courant et à l'archivage dit intermédiaire, au sens des articles R. 212-10 et R. 212-11 du code du patrimoine. Pour les élections, les durées d'utilité administrative (DUA) des documents sont fixées par l'instruction interministérielle Intérieur/Culture NOR/INT/K/0400001/C et DPACI/RES/2004/01 du 5 janvier 2004. Cette instruction prévoit une DUA de trois ans pour les listes électorales. Concernant le fichier électoral des communes, qui a fait l'objet de la délibération de la CNIL n° 2008-116 du 20 mai 2008, cette DUA de trois ans doit s'entendre à compter de la fin de la validité de la donnée, c'est-à-dire de la radiation de l'électeur. En vertu des articles 36 de la loi Informatique et Libertés et L. 212-3 du code du patrimoine, les données en cause peuvent faire l'objet d'un traitement au-delà de cette durée initiale pour être conservées, par les services publics d'archives compétents, à des fins statistiques ou à des fins de recherche scientifique ou historique. Il est ainsi prévu dans l'instruction suscitée de conserver les listes électorales générales des communes à l'issue de leur DUA. A cette étape, la conservation correspond à l'archivage dit définitif au sens de l'article R. 212-12 du code du patrimoine.