L'article 5 du code des marchés publics impose au pouvoir adjudicateur de déterminer la nature et l'étendue de ses besoins et le recours à une centrale d'achat n'a pas pour objet de le soustraire à cette obligation. Ce n'est qu'une fois ses besoins définis que le pouvoir adjudicateur peut estimer qu'ils peuvent être satisfaits en s'adressant à une centrale d'achat, soit parce qu'elle dispose des fournitures ou services attendus, soit pour lui demander de prendre en charge la passation du marché public. Conscient de la nécessité de concilier la rationalisation de l'achat public et l'accès des PME à la commande publique, le Gouvernement a veillé à encadrer les conditions d'exercice de l'activité de l'UGAP, afin d'éviter les effets d'une trop forte massification des achats sur l'accès des PME à la commande publique. L'UGAP s'est notamment engagée, dans le cadre du Pacte PME, dans une démarche en faveur des petites et moyennes entreprises. Ainsi, dans la constitution de l'offre, en amont de la mise en concurrence, les acheteurs de l'UGAP dialoguent avec le monde industriel, y compris des PME, pour identifier de nouveaux fournisseurs potentiels susceptibles d'optimiser le résultat des procédures ultérieures. L'UGAP dialogue également avec les fédérations professionnelles afin de faire connaître plus largement ses opportunités de marchés et d'identifier avec précision les typologies de fournisseurs susceptibles de soumissionner. Cette connaissance de l'amont industriel permet ainsi de définir les allotissements les plus pertinents, ce qui facilite l'accès des PME lorsque leurs capacités techniques et financières sont insuffisantes pour satisfaire une prestation globale, au même titre que les possibilités de se grouper pour établir une offre conjointe. Elle organise également des rencontres régionales avec les acteurs économiques locaux, principalement les TPE et PME. Il en est ainsi du « Tour de France des PME », série de manifestations organisées dans les capitales régionales en vue de promouvoir les entreprises fournisseurs de l'UGAP et d'aller à la rencontre de celles qui souhaiteraient le devenir ou encore du « répertoire des PME », rassemblant et présentant les PME titulaires des marchés de l'UGAP. Ce type d'actions explique notamment que sur l'année 2013, 65,4 % des 517 fournisseurs de l'UGAP étaient des TPE et PME. En tout état de cause, suivant les orientations que lui fixe le Gouvernement, l'UGAP s'interroge, chaque fois qu'elle lance une nouvelle procédure, sur l'approche la plus à même de permettre à des PME non seulement de postuler à ses appels d'offres mais aussi à devenir titulaires de ses marchés et à bénéficier ainsi directement des commandes adressées par les collectivités publiques. Enfin, afin de lutter contre les exigences de capacité financière disproportionnées des acheteurs publics, l'article 45 du code des marchés publics, dans sa rédaction issue du décret no 2014-1097 du 26 septembre 2014, plafonne le chiffre d'affaires minimal qui peut être exigé des candidats. Si les acheteurs demeurent en droit d'exiger que les candidats réalisent un chiffre d'affaires annuel minimal donné afin de garantir la bonne exécution du marché, ils ne peuvent exiger que ce chiffre d'affaires soit supérieur au double de la valeur estimée du marché. Cette mesure devrait permettre à davantage de TPE-PME d'accéder à la commande publique.