La division du protocole et de la gestion :
- participe à l’organisation des cérémonies comportant une représentation de l’Assemblée ou de ses instances ainsi qu’à l’accueil des personnalités et délégations étrangères ;
- prépare les décisions relatives aux missions, réceptions et actions de coopération ;
- établit les titres de dépenses correspondants et tient en permanence le tableau d’emploi des crédits affectés aux actions internationales ;
- assure l’organisation matérielle des manifestations liées aux activités internationales de l’Assemblée.
Placée sous l’autorité du directeur général des services législatifs, cette division est en contact étroit avec le cabinet du Président de l’Assemblée nationale, avec le service du protocole du ministère des affaires étrangères et les ambassades étrangères à Paris.
L’effectif actuel de la division s’élève à neuf fonctionnaires. Mais, en tant que de besoin, pour les manifestations les plus importantes, il est fait appel à d’autres fonctionnaires des services à vocation internationale, voire d’autres services de l’Assemblée nationale.
I. – Les activités liées au protocole parlementaire
1. – Les attributions de la division du protocole
Le cérémonial lié à la séance publique relevant essentiellement du secrétariat général de l’Assemblée et de la Présidence, et du service de la séance, la division du protocole et de la gestion est compétente pour :
- les cérémonies à caractère national où l’Assemblée nationale est représentée (vœux du Président de la République début janvier, cérémonies commémoratives des 8 mai et 11 novembre, fête nationale du 14 juillet, obsèques nationales…) ;
- les cérémonies ponctuelles se déroulant dans l’enceinte du Palais Bourbon (dépôts de gerbes, hommages, inauguration de plaques) ;
-l’accueil des autorités officielles assistant aux réunions du Congrès prévues à l’article 18 de la Constitution (prise de parole du Chef de l’État dans l’hémicycle de Versailles) ;
- l’accueil de délégations étrangères reçues par le Président de l’Assemblée nationale ou/et un membre du Bureau pour un entretien, un repas officiel, une visite de travail ou une allocution dans l'hémicycle ;
- les missions en France ou à l’étranger du Président de l’Assemblée nationale ou/et des membres du Bureau (vice-présidents ou questeurs).
Dans ce cadre, la division organise le programme des visites à l’Assemblée nationale des plus hautes personnalités étrangères, incluant : entretiens à l’Hôtel de Lassay, réceptions (déjeuners, dîners ou réceptions), visites du Palais-Bourbon, discours dans l’hémicycle de chefs d’État ou de gouvernement, saluts en séance publique des délégations étrangères, réunions de travail avec des présidents ou des vice-présidents d’assemblée parlementaire.
Elle participe à l’organisation des réunions de diverses instances parlementaires bilatérales comme, par exemple, la réunion conjointe du Bureau de l’Assemblée nationale et du Präsidium du Bundestag, la Grande commission France-Russie ou la Commission interparlementaire franco-québécoise. Elle est sollicitée pour organiser les manifestations parlementaires bilatérales ou multilatérales (centenaire de l’Entente cordiale entre la France et le Royaume-Uni, 40e anniversaire du Traité de l’Élysée entre la France et l’Allemagne, volet parlementaire du G7, etc.) ou pour toute visite de personnalité étrangère d’importance.
2. – Les missions d’assistance aux services et organismes extérieurs
La division du protocole est également chargée :
- d’élaborer l’ordre protocolaire des membres de l’Assemblée nationale selon les critères définis par les questeurs à partir du Règlement de l’Assemblée nationale ;
- de conseiller les services de l’Assemblée nationale et les députés sur l’organisation d’événements ou de colloques, l’élaboration de plans de table, la réservation d’hôtels ou de restaurants à Paris ;
- d’assister en tant que de besoin les fonctionnaires responsables de la réception d’une délégation étrangère ou d’une mission de parlementaires français à l’étranger.
Elle est consultée sur les questions relatives au rang protocolaire de personnalités, au pavoisement des bâtiments de l’Assemblée, à la tenue vestimentaire des députés – notamment pour le port des écharpes et des décorations – et aux honneurs civils ou militaires destinés aux personnalités.
3. – Les fonctions du protocole
Dans ses rôles concrets, la division du protocole est à la fois :
- un collecteur et un fournisseur des informations qu’il est nécessaire de diffuser auprès des parlementaires, des services de l’Assemblée nationale et des interlocuteurs extérieurs ;
- un coordonnateur des intervenants lors des manifestations ;
- un donneur d’ordre qui diffuse des consignes valables pour tous ;
- un acteur dans le déroulement des manifestations.
C’est à ce titre que la division du protocole noue des relations avec de multiples interlocuteurs intérieurs ou extérieurs à l’Assemblée nationale, et qu’elle apparaît comme l’un des services de l’Assemblée nationale au cœur des relations publiques.
II. – Les activités de gestion
Chaque dépense concernant une mission, une réception ou un programme de coopération lié aux activités internationales doit être préalablement autorisée par les questeurs.
La division du protocole et de la gestion est chargée d’instruire les demandes de crédits formulées par les services à vocation internationale et par les secrétariats des commissions et les délégations. Sur la demande du service dépensier, elle prépare une « décision de questure » qui sera inscrite à l’ordre du jour d’une réunion du collège des questeurs : pour cela, elle élabore un devis concernant les dépenses qui devront être engagées pour la mission ou la réception, calcule les différents postes (transports, hébergement, restauration, interprétariat, cadeaux, frais divers, etc.) et suit toute la procédure d’instruction du dossier.
La division du protocole et de la gestion est également chargée :
- de suivre l’emploi des crédits affectés aux activités internationales et d’avertir les différents utilisateurs de l’état de consommation de leur budget annuel ; les tableaux ainsi élaborés servent à la préparation du rapport annuel sur l’utilisation des crédits et à la préparation des budgets pour les exercices suivants ;
- de répondre aux demandes des secrétaires généraux et des questeurs concernant l’opportunité des dépenses et l’emploi des crédits ;
- de conseiller les fonctionnaires responsables de l’emploi des fonds et de vérifier les comptes que ces derniers rendent à l’issue de la mission ou de la réception (sur le plan de la régularité comptable comme sur celui de l’opportunité de la dépense) ;
- de préparer les mandats de régularisation à la signature du directeur général des services législatifs.
Ce volet relatif à la gestion représente environ le quart des activités de la division. Inhabituel dans les instances parlementaires où les aspects comptables et financiers des activités internationales relèvent généralement des services financiers, il présente l’intérêt de permettre un meilleur suivi tant des activités à vocation internationale elles-mêmes que des lignes budgétaires qui leur sont affectées.
