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Texte de la QUESTION :
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M. Frantz Taittinger souhaite attirer l'attention de M. le ministre de l'interieur sur la reglementation relative a la delivrance des copies conformes a l'original. Actuellement, le maire est dans l'obligation de certifier conformes certains types de documents (diplomes, releves de notes, etc.). Or, il arrive de plus en plus souvent que ses administres viennent apporter dans ses services des documents a certifier conformes a l'original comme des factures, des bulletins de salaire ou meme des lettres simples. Chaque mairie a sa propre liste de documents qu'elle accepte de certifier conformes a l'original et l'absence de textes legislatifs ou reglementaires regissant ces certifications de copies conformes a l'original entraine une certaine confusion sur les cas et les conditions dans lesquels les maires doivent ou ne doivent pas proceder a cette certification. En fait, mis a part deux ou trois cas specifiques, aucune obligation de certifier conforme ne pese sur le maire, d'ou un traitement inegal des citoyens selon la « politique » pratiquee par les mairies. Afin que chaque citoyen ait les memes droits, il lui demande de bien vouloir lui indiquer s'il ne serait pas necessaire de dresser une liste exhaustive des documents que le maire peut certifier conformes.
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Texte de la REPONSE :
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La certification de copie conforme a l'original est la constatation de la conformite d'une reproduction d'acte avec le document initial. Elle constitue une pratique administrative destinee a rendre service au public et permet de donner valeur certaine aux copies effectuees de maniere generale a l'aide de photocopieurs. Lorsque la certification n'est pas du ressort d'un officier public ou ministeriel, deux autorites sont, de maniere generale, competentes, a savoir le maire et le commissaire de police. Le maire peut, d'ailleurs, aux termes de l'article R. 122-8 du code des communes, sous sa surveillance et sa responsabilite, et en l'absence ou en cas d'empechement de ses adjoints, donner par arrete delegation de signature a un ou plusieurs agents communaux titularises dans un emploi permanent pour la delivrance des expeditions du registre des deliberations et des arretes municipaux, la certification materielle et conforme des pieces et documents presentes a cet effet. Parmi les obligations du maire en matiere de certification conforme il convient de distinguer les documents que le maire doit certifier et ceux qu'il doit refuser de certifier. Ainsi le maire est-il tenu de certifier conforme une copie lorsque cette formalite est exigee par un texte legislatif ou reglementaire ou par une administration ou un etablissement public. En revanche un maire doit refuser la certification lorsque celle-ci est de la competene exclusive de l'autorite qui detient la minute ou a remis le brevet de l'acte. En dehors de ces cas, le maire peut, meme s'il n'y est pas tenu, certifier conforme a l'original qui lui est presente, la copie de nombre d'actes de la vie courante lorsque celle-ci est exigee par un organisme ou peut faciliter les demarches d'un administre, notamment dans la recherche d'un emploi ou d'un logement. Afin precisement d'harmoniser au plan national les pratiques des autorites ayant qualite pour proceder a la certification de copie conforme, un projet d'actualisation de la circulaire du ministre de l'interieur du 17 janvier 1963, actuellement en vigueur, est en cours d'elaboration. Elle aura notamment pour objet de dresser une liste des documents entrant dans chacune des categories ci-dessus enumerees.
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