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Texte de la QUESTION :
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M. Robert Gaïa souhaite attirer l'attention de M. le ministre de l'intérieur sur les problèmes qui se posent aux usagers se trouvant, de plus en plus fréquemment, dans l'obligation de remettre à des organismes publics ou privés les originaux de pièces, sans pouvoir en conserver une copie ayant valeur probante devant l'administration ou les tribunaux. C'est ainsi le cas pour les quittances de loyer, les factures de téléphone, d'électricité... Aux termes de la circulaire du 17 janvier 1963, les maires et les commissaires de police ne sont tenus de certifier conformes à l'original que les copies de documents, émanant d'une autorité officielle, ou dont la copie conforme est exigée par un texte législatif ou réglementaire. Dans de nombreuses circonstances, la copie certifiée conforme d'un acte sous seing privé constitue pour les usagers une précaution indispensable dans la mesure où elle est le seul moyen de prévenir les conséquences d'éventuelles pertes, vol ou destruction de l'original. Il souhaiterait donc savoir la procédure qui peut être mise en place afin de remédier à cette situation, qui lèse tout particulièrement les administrés dont les moyens financiers ne permettent pas le recours à un huissier de justice pour conserver la preuve d'un acte ou d'une pièce dont ils doivent se dessaisir ou dont ils craignent la perte.
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Texte de la REPONSE :
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Les règles qui régissent la certification des copies conformes à l'original sont prévues dans une circulaire n° 42 du 17 janvier 1963 qui distingue les cas où les autorités ayant qualité pour certifier conformes, maires, et commissaires de police, doivent certifier la copie, ne doivent pas certifier, ou peuvent certifier le document qui leur est présenté. Il ressort de cette circulaire que les maires et commissaires de police sont tenus de certifier conformes à l'original les copies de pièces lorsque l'original émane d'une autorité officielle et que la copie conforme est exigée par un texte législatif, ou réglementaire ou par une administration ou un établissement public. A contrario, les autorités précitées ne doivent pas certifier les copies dont la certification est de la compétence exclusive de l'autorité qui détient la minute ou a remis le brevet de l'acte. S'agissant des autres documents, il appartient au maire de déterminer s'il souhaite compte tenu notamment de la charge de travail pesant sur ses services, se livrer à la certification conforme de leurs copies. Dans ce cadre, le maire n'est pas tenu de répondre favorablement ni aux demandes émanant de personnes résidant dans sa commune, ni à celles de personnes ne résidant pas dans sa commune. Le maire, comme le commissaire de police, n'a pas compétence liée en la matière. La demande de copies certifiées conformes à l'original par les organismes publics comme privés s'étant accrue, une circulaire n° 1442 du 23 décembre 1981 relative à l'amélioration des relations entre l'administration et les usagers émanant du ministre chargé de la fonction publique et des réformes administratives a tenté de la limiter. Cette circulaire a notamment indiqué que lorsque la production d'une copie certifiée conforme est demandée, il appartient à l'administration demanderesse de s'acquitter de la formalité de certification conforme au vu de l'original. Enfin, le texte a indiqué que l'administré ne doit se séparer de l'original que dans des cas exceptionnels.
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