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Texte de la QUESTION :
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Mme Martine Aurillac souhaite attirer l'attention de M. le ministre des affaires étrangères sur les délais parfois démesurés, rencontrés par les usagers des services de Nantes demandeurs d'extraits d'actes d'état civil. En effet, ceux-ci se plaignent de délais nettement plus longs que ceux pratiqués par les mairies, que les demandes soient effectuées par courrier, plus de trente jours, ou par Internet, sur le site http : //www.diplomatie.gouv.fr/français/etatcivil/demande.html, d'au moins deux semaines, comme il est indiqué sur le récépissé informatique donnant le numéro de la demande. Il semble impossible au citoyen de base, né à l'étranger, même s'il est informatisé et surtout s'il ne l'est pas, d'obtenir un acte de naissance pour l'établissement d'un passeport en urgence, alors que les préfectures, quand le dossier est complet, délivrent le document dans la journée. Il faut ajouter qu'en se présentant à sa mairie de naissance, l'intéressé peut obtenir son acte de naissance dans l'heure, alors que les services de Nantes paraissent ignorer tout traitement personnalisé de la demande en fonction de l'urgence. Aussi, elle lui demande quelles mesures il a prises ou entend prendre pour améliorer les relations entre les services de l'état civil de Nantes placés sous son autorité et les usagers de ce service, en faisant en sorte que les délais de délivrance des extraits et copies d'actes ne soient pas plus longs que ceux qui sont pratiqués par les mairies, très généralement inférieurs à huit jours.
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Texte de la REPONSE :
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Les délais de délivrance de copies et extraits d'actes par le service central d'état civil (SCEC) dépendent pour une bonne part du mode de conservation des actes : registre originel, microfilms ou support informatique. À cet égard, le fonds d'actes dont le SCEC est dépositaire n'est guère comparable à un fonds d'état civil municipal, ce pour trois raisons principales : 1. Une très grande majorité des actes sont des actes transcrits, insérés dans les registres à la date de transcription et non à la date de l'événement d'état civil, les actes pouvant être transcrits plusieurs mois, voire plusieurs années après l'événement, l'incidence de cette situation pour les recherches des actes en vue de leur délivrance est très importante et nécessite un dispositif spécifique pour répertorier les actes. 2. Une part importante des actes détenus par le SCEC, à savoir les actes établis en Algérie avant l'indépendance, sont conservés sur des microfilms, les contraintes d'exploitation liées à ce type de support ne sont pas sans allonger les délais de délivrance. 3. Le SCEC est régulièrement sollicité pour la délivrance d'actes qu'il ne détient pas, et qu'il doit donc préalablement établir ou reconstituer, tel est notamment le cas pour les actes des personnes qui ont acquis la nationalité française, et pour les actes établis en Algérie qui n'ont été que partiellement microfilmés après l'indépendance (environ 3,5 millions sur un total estimé à 5 millions). Le SCEC a ainsi établi en 2003 un peu plus de 51 000 actes en application des dispositions des lois n° 68-671 du 25 juillet 1968 et n° 78-731 du 12 juillet 1978. Pour établir ou reconstituer un acte, un délai de quelques semaines est souvent nécessaire, compte tenu de la nécessité pour le requérant de réunir et transmettre au SCEC les justificatifs prévus par la réglementation. C'est dans ce contexte, et pour pouvoir faire face à une demande de délivrance de copies et extraits qui a doublé au cours des dix dernières années (environ 5 500 demandes sont reçues quotidiennement), que le SCEC s'applique à tirer le meilleur parti des nouvelles technologies et à faire évoluer les procédures, en synergie avec le développement de l'informatisation. Une partie importante du fonds des actes dont le service est dépositaire est informatisée, et une téléprocédure a été mise en place en novembre 2001, qui permet aux usagers de formuler et de transmettre leurs demandes de copies et extraits via le réseau internet. Cette téléprocédure rencontre un réel succès auprès des usagers, puisque le nombre de demandes reçues par cette voie n'a cessé d'augmenter depuis sa mise en place : elle se situe aujourd'hui à un peu plus de 2 000 par jour, soit environ 35 % du total des demandes. Les demandes ainsi transmises au SCEC sont traitées dans les deux à trois jours ouvrés si l'acte demandé est informatisé. Un délai supplémentaire de quelques jours est nécessaire si le SCEC doit effectuer une recherche manuelle dans les registres ou les microfilms. Le message qui, en fin de téléprocédure, invite les usagers à ne pas renouveler leur demande avant deux semaines tient compte des cas où l'acte demandé n'est pas informatisé, ainsi que du délai d'acheminement postal du document délivré à l'usager. Pour les usagers qui ont la possibilité de se déplacer à Nantes, le SCEC tient à leur disposition dans ses locaux (11, rue de La Maison-Blanche à Nantes), un guichet ouvert de 9 heures à 12 heures et de 14 heures à 16 h30, du lundi au vendredi. Ce guichet est équipé de postes de travail informatiques qui, dans la plupart des cas, permettent de délivrer immédiatement les copies ou extraits d'actes demandés à partir du fonds des actes informatisés. Pour les usagers qui n'ont pas cette possibilité, mais doivent disposer très rapidement d'une copie ou extrait d'acte, le SCEC accepte les demandes par télécopie, et les traite en priorité. Le SCEC a par ailleurs engagé depuis le début de 2003 la numérisation et la transposition sur support informatique de l'ensemble des actes établis en Algérie avant l'indépendance, et actuellement conservés sur des microfilms. Cette opération, quasi achevée, permettra une réduction très sensible des délais de délivrance pour cette catégorie d'actes. Un autre dispositif concernant les actes établis en Algérie consiste à numériser les registres non microfilmés après l'indépendance, afin de les conserver ensuite sur un support informatique. Un accord de principe a été obtenu des autorités algériennes lors de la visite d'État du Président de la République en Algérie début mars 2003. Cette opération évitera aux usagers dont les actes sont absents du fonds actuellement conservé sur microfilms les démarches et les délais nécessaires à la reconstitution de ces actes. Le SCEC s'applique également à gagner en efficacité grâce à un fonctionnement « en réseau » avec les usagers institutionnels que sont les notaires, la Caisse nationale d'assurance vieillesse, les caisses régionales d'assurance maladie et l'INSEE. C'est ainsi qu'une base d'information composée de quelque 4 600 000 extraits sans filiation (documents non confidentiels) a été mise en ligne sur internet à leur intention. Dans un certain nombre de cas, la consultation des informations d'état civil contenues dans cette base doit permettre d'éviter de demander la délivrance d'un extrait de naissance. Le SCEC escompte par conséquent une réduction du nombre de demandes de délivrance d'extraits, qui lui permettra de traiter plus rapidement les demandes émises par les particuliers. Par ailleurs, une évolution de la réglementation est à l'étude pour permettre aux mairies, administrations et organismes habilités de solliciter directement le SCEC pour la délivrance de copies et extraits d'actes. Ainsi, les usagers qui sollicitent une carte nationale d'identité ou un passeport n'auraient plus à effectuer eux-mêmes cette démarche. Outre la simplification de procédure pour l'usager, la tâche du SCEC s'en trouvera facilitée par le fait que les demandes correspondantes lui seront, dans presque tous les cas, transmises par une liaison informatique spécialisée, et que les échanges informatisés avec les mairies (pour les appositions de mentions en particulier) sont appelés à se développer.
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