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Texte de la QUESTION :
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M. François-Xavier Villain attire l'attention de M. le ministre des affaires étrangères sur la délivrance de papiers officiels dans des délais raisonnables dans notre pays. En particulier, l'obtention de copie d'actes d'état civil par les services centraux situés à Nantes demeure parfois trop longue. Ainsi, la téléprocédure mise en place si elle reste un atout, n'a pas, semble-t-il, encore permis de réduire au maximum les délais. Or, dans le cadre de nombreuses démarches (établissement de nombreux papiers, pension de réversion, etc.), la réception rapide de ces actes est un impératif déterminant. Il lui demande de bien vouloir lui préciser l'état de sa réflexion à ce sujet.
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Texte de la REPONSE :
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Afin de pouvoir faire face à une demande de délivrance de copies et extraits d'actes qui a doublé au cours des dix dernières années - environ 5 000 courriers sont reçus quotidiennement et un nombre équivalent expédiés -, le Service central d'état civil s'applique à tirer le meilleur parti des nouvelles technologies et, parallèlement, à faire évoluer les procédures. Une partie importante du fonds d'actes dont le service est dépositaire est informatisée, et une téléprocédure a été mise en place en novembre 2001 qui permet aux usagers de transmettre leurs demandes de copies et extraits via le réseau Internet. Cette téléprocédure rencontre un réel succès auprès des usagers, puisque le nombre de demandes reçues par cette voie n'a cessé d'augmenter depuis sa mise en place, et oscille aujourd'hui entre 1 600 et 1 700 par jour, soit environ 30 % du total des demandes. Cette évolution facilite notablement la tâche du service, car les demandes ainsi « dématérialisées » sont traitées plus facilement et plus rapidement, en étant directement enregistrées dans le système informatique d'aide à la délivrance des copies et extraits d'actes. Pour l'usager, il s'ensuit une réduction du délai de délivrance d'environ une semaine. Les délais de délivrance des copies et extraits d'actes demandés au Service central d'état civil dépendent principalement du mode de conservation des actes : support informatique, registre originel ou microfilm. Lorsque l'acte demandé est informatisé, le délai de délivrance, dans la majorité des cas, n'excède pas deux semaines, délai de transmission postale inclus. Lorsque les actes sont conservés sur des microfilms, les opérations de recherche sont plus complexes, et les délais de délivrance plus longs. Tel est le cas pour les actes d'état civil établis en Algérie avant 1962 dont une majorité (environ 3,5 millions d'actes sur un total estimé à 5 millions) ont été microfilmés entre 1967 et 1972. Par ailleurs, le Service central d'état civil est également sollicité pour la délivrance de copies d'actes qu'il ne possède pas, et qu'il doit préalablement reconstituer, notamment pour des personnes qui ont acquis la nationalité française par mariage. Le délai correspondant est alors d'au moins un mois compte tenu de la nécessité de réunir les justificatifs prévus par les textes en vigueur. Le Service central d'état civil a engagé depuis le début de 2003 la numérisation et la transposition sur support informatique de l'ensemble des actes établis en Algérie avant 1962 et actuellement conservés sur des microfilms. Cette opération, qui porte sur un fonds de quelque 3,5 millions d'actes, doit s'achever à l'automne 2004. Elle permettra une réduction très sensible des délais de délivrance pour cette catégorie d'actes. Un autre projet a été engagé concernant les actes établis en Algérie, qui consiste à numériser les registres non microfilmés entre 1967 et 1972, afin de les conserver ensuite sur un support informatique. Un accord de principe a été obtenu des autorités algériennes lors de la visite d'État du Président de la République en Algérie début mars 2003. Cette opération évitera aux usagers, dont les actes sont absents du fonds actuellement conservé sur microfilms, les démarches et les délais nécessaires à la reconstitution de ces actes. Le Service central d'état civil s'efforce également à gagner en efficacité grâce à un fonctionnement « en réseau » avec les usagers institutionnels (notaires, Caisse nationale d'assurance vieillesse, caisses régionales d'assurance maladie et INSEE). C'est ainsi qu'une base d'information composée de quelque 4 600 000 extraits sans filiation (documents non confidentiels) a été mise en ligne sur Internet à leur intention. Enfin, une évolution de la réglementation est à l'étude pour permettre, de manière systématique, aux administrations et organismes habilités de solliciter directement du Service central d'état civil la délivrance de copies et extraits d'actes d'état civil, allégeant ainsi d'autant les démarches demandées aux usagers. Une telle évolution s'inscrit dans la politique de modernisation de l'administration entreprise par le Gouvernement.
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