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Texte de la QUESTION :
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Mme Marie-Jo Zimmermann attire l'attention de M. le ministre d'État, ministre de l'intérieur et de l'aménagement du territoire, sur le fait que lorsqu'un document administratif est communicable aux citoyens en application de la loi de 1978, ceux-ci peuvent demander à le consulter sur place, ou encore en obtenir une copie aux tarifs fixés par l'administration, ou une copie en fichier numérique lorsque le document existe déjà sous forme numérisé. Toutefois, des techniques de reproduction numériques portables existent qui permettraient à l'usager du service de procéder lui-même à de petites opérations de reproduction numérique sur place : appareils photos ou ordinateurs portatifs avec scanners. Cette manière de faire peut être fort utile pour l'usager du service, lequel disposerait ainsi sans attendre, d'un document utile, qu'à défaut il ne pourra peut-être obtenir que bien plus tard et à un coût supérieur. Parfois, l'administration ne dispose pas d'un matériel équivalent, ou du personnel disposé à l'utiliser. Elle lui demande si un usager peut procéder à ce type de reproduction avec son propre matériel et dans quelle mesure une administration a le droit de s'y opposer. - Question transmise à M. le ministre délégué au budget et à la réforme de l'État.
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Texte de la REPONSE :
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Lorsqu'un document est communicable aux citoyens en application de la loi de 1978, ceux-ci peuvent le consulter sur place et gratuitement « sauf si la préservation du document ne le permet pas » (article 4 de la loi n° 78-753 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public). Le décret n° 2001-493 du 6 juin 2001, pris en application de cet article, précise que « des frais correspondant au coût de reproduction, et le cas échéant, d'envoi de celui-ci et qui constituent une rémunération pour services rendus peuvent être mis à la charge du demandeur ». A la suite de la modification de la loi de 1978 par l'ordonnance du 6 juin 2005, un nouveau décret est en cours de rédaction, mais les règles applicables à la reproduction des documents administratifs ne devraient pas être modifiées. La reproduction des documents par le demandeur lui-même au moyen d'un appareil photo ou d'un ordinateur portable et d'un scanner n'est pas expressément prévue par la loi, qui reste muette à ce sujet. On peut toutefois constater que cette possibilité est déjà très largement utilisée par le public, par exemple lors de la consultation des archives. Cette pratique est d'ailleurs admise par la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA), et nombre d'administrations répondent favorablement aux demandes des usagers en ce sens. Etant donné qu'aucune charge ne pèse sur l'administration, ces copies pourront être faites gratuitement. Néanmoins, comme le précise l'article 4 de la loi de 1978, la reproduction d'un document n'est pas possible si elle nuit « à la conservation du document ». Dans ce cas, le demandeur ne pourra pas le reproduire. De même, l'administration est parfois tenue d'occulter certaines mentions, couvertes par l'un des secrets protégés par la loi de 1978, avant de permettre la consultation d'un document. Dans un tel cas de figure, le demandeur ne peut accéder à l'original et ne peut donc que se voir délivrer une copie réalisée par l'administration.
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