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Texte de la REPONSE :
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En réponse à la question posée sur les moyens humains matériels et humains mis en oeuvre pour assurer le préarchivage et la bonne conservation des documents produits par son administration, le garde des sceaux, ministre de la justice, apporte à l'honorable parlementaire les éléments suivants. Le service des archives créé en 1791 au ministère de la justice assure depuis une mission de collecte et de conservation des archives de l'administration centrale et de conseil et d'expertise auprès des services déconcentrés. Il compte 20 agents et est dirigé par un conservateur du patrimoine, détaché du ministère de la culture. Ses missions principales sont l'aide aux services centraux pour la gestion de leurs archives courantes, la collecte et le traitement des archives intermédiaires, la gestion des éliminations, le classement et le transfert des archives définitives au Centre des archives contemporaines de Fontainebleau (Archives nationales - ministère de la culture) ; s'y ajoutent le conseil aux services déconcentrés et la participation à la définition des règles de conservation et de versement des documents des services déconcentrés de la justice dans les dépôts publics d'archives. Le service gère 4 dépôts de préarchivage (3 à Paris, 1 en Seine-et-Marne : 7 143 mètres linéaires [ml] de capacité totale, dont 2 850 ml pour le seul dépôt hors Paris). En 2004, le service a reçu en versement 965 ml de dossiers, il en a classé 571 et en a transféré 258 aux Archives nationales. Il a par ailleurs éliminé 1 525 ml. Il a communiqué 2 016 dossiers aux services. Le service assure enfin le secrétariat de la commission des archives de la justice. Cette commission est compétente pour toute question intéressant le traitement intellectuel et matériel des archives de l'administration centrale du ministère de la justice, des juridictions judiciaires ainsi que des établissements de l'administration pénitentiaire et de la protection judiciaire de la jeunesse. Créée par arrêté du garde des sceaux du 1er février 2000, la commission des archives de la justice a été renouvelée en septembre 2003, pour une durée de trois ans. Elle regroupe des magistrats, des greffiers, des archivistes et des historiens. Pour l'action du service des Archives vis-à-vis des services déconcentrés, il faut distinguer entre services judiciaires, administration pénitentiaire et protection judiciaire de la jeunesse. Dans les juridictions, la gestion des archives relève de la responsabilité du greffier en chef, chef de greffe (conformément à l'article R. 812-3 du code de l'organisation judiciaire). La circulaire SJ.03-013 DSJ du 10 septembre 2003, élaborée par la Commission des archives de la justice, indique pour chaque grand type de document produit par une juridiction sa durée d'utilité administrative et sa destination finale à l'issue de cette durée (élimination ou conservation définitive en vertu de son intérêt historique et transfert dans le service d'archives départementales concerné) ; cette circulaire est accompagnée d'un mémento pratique décrivant les règles de bonne gestion des archives (locaux, classement, procédures...). Suite à la parution de ce texte, de nombreuses actions de formation ont été mises en place pour les personnels des greffes dans les cours d'appel, organisées conjointement par les services d'archives départementales, les services administratifs régionaux de la justice et le service des archives de l'administration centrale. La circulaire souligne la nécessité de mise en place d'une fonction archives dans les juridictions et de la désignation d'un magistrat référent pour les archives. En ce qui concerne les locaux, la mutualisation des moyens entre juridictions est de plus en plus souvent envisagée : utilisation de locaux communs par les juridictions d'un même arrondissement judiciaire, création de centres de préarchivage permettant de centraliser les archives des juridictions d'un département. Enfin, en ce qui concerne la sous-traitance du stockage et du traitement des archives judiciaires, elle est soumise à une procédure particulière (rapport du chef de greffe, visa des chefs de cours, autorisation de l'administration centrale, établissement d'un contrat qui doit être visé par le directeur des archives départementales) ; une circulaire conjointe justice/culture NOR. JUSB10455C SJ.98-17-B3/28-12-98 définit les règles concernant le recours au secteur privé. Pour l'administration pénitentiaire, l'actuelle circulaire sur les archives des services déconcentrés de l'Administration pénitentiaire (1985) est en cours de refonte par la commission des archives de la justice. Au cours du premier semestre 2006 doivent paraître trois circulaires distinctes pour les DRSP, les établissements et les SPIP : pour chaque grand type de document produit par un service sont indiquées sa durée d'utilité administrative et sa destination finale à l'issue de cette durée (élimination ou conservation définitive en vertu de son intérêt historique et transfert dans le service d'archives départementales concerné). La future circulaire sera également accompagnée d'un mémento pratique sur la gestion des archives destiné aux services pénitentiaires. Des formations en région sont prévues pour accompagner la parution de ces nouveaux textes en collaboration avec les DRSP et les services d'archives départementales. Pour la protection judiciaire de la jeunesse, le texte réglementaire sur la gestion des archives est la circulaire AD. 87-7 du 19 novembre 1987, qui indique pour chaque grand type de document produit par un service sa durée d'utilité administrative et sa destination finale à l'issue de cette durée.
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