Réponse publiée le 17 mars 2003

L'utilisation par les maires des registres d'état civil de leurs communes pour l'envoi de courriers personnalisés à l'occasion d'une naissance, d'un décès ou d'un mariage participe d'une action de communication municipale. Toutefois, dans sa délibération n° 99-24 du 8 avril 1999 portant sur un projet d'arrêté concernant l'envoi de courriers personnalisés aux administrés lors d'événements tels que les décès, naissances et mariages, la Commission nationale de l'informatique et des libertés a considéré que le « respect du principe de finalité des traitements s'oppose, de manière générale, à ce que des informations enregistrées dans un fichier soient utilisées à des fins étrangères à celles qui ont justifié leur collecte et leur traitement ». De plus, la commission estime « de doctrine constante, que ce principe de finalité constitue une garantie essentielle au respect de la vie privée et de la tranquillité des personnes tout particulièrement lorsque des fichiers publics sont en cause », ce d'autant que les personnes concernées ne disposent pas de la faculté de s'opposer à y figurer. Dès lors, les données recueillies à l'occasion de cette mission de service public, confiée par la loi aux officiers d'état civil, ne sauraient être utilisées à d'autres fins par quiconque ni, par conséquent, à des actions de communication municipale. Cet avis a fait l'objet d'une circulaire  NOR INTB9900130C du ministère de l'intérieur en date du 2 juin 1999, invitant les préfets à appeler l'attention des élus communaux sur les conditions d'utilisation des fichiers concernant les administrés, et à porter à leur connaissance la teneur de l'avis de la CNIL. Par ailleurs, les destinataires des informations collectées pour la tenue de l'état civil ne peuvent être que ceux prévus par la législation en vigueur. Ainsi, peuvent être destinataires des informations d'état civil les administrations publiques dans le cadre des formalités liées à l'établissement des actes (notamment les services d'état civil des autres mairies, les procureurs et les greffiers des tribunaux de grande instance, ou les services des impôts), et certaines personnes, autorités ou organismes habilités à demander des copies ou extraits des actes d'état civil, dans le cadre des règles de communication de ces actes. En effet, les dispositions de l'article 9 du code civil, aux termes desquelles chacun a droit au respect de sa vie privée, s'opposent notamment à la divulgation par des autorités publiques, telles les municipalités, à des tiers, quelle qu'en soit la qualité, de tout élément de la vie privée d'une personne sans le consentement de celle-ci. L'utilisation par les officiers d'état civil à des fins de communication personnalisée des informations portées sur les registres dont ils sont responsables n'a pas été prévue par le décret modifié n° 62-921 du 3 août 1962, dont les dispositions restrictives, prévoyant un accès limité au registre et des règles strictes de publicité des actes de l'état civil, ont été édictées dans le souci de respecter la confidentialité de la vie privée. Ainsi, les officiers d'état civil s'exposent à des sanctions pénales s'ils ont contrevenu aux dispositions réglementaires concernant notamment la publicité des actes d'état civil (article R. 645-3 du code pénal). Il est toutefois possible de considérer qu'un accord exprès des intéressés permet une publication. Dans ce cas, l'officier d'état civil prévoira de recueillir cet accord par écrit afin de se prémunir contre toute éventuelle plainte ultérieure. S'il adopte cette pratique de communication, l'officier d'état civil veillera aussi à être en demeure de pouvoir assurer cette prestation à égalité pour tous les journaux qui le lui demanderaient. Ces éléments conduisent à considérer que, si légitime fût-il par ailleurs, le souci de proximité des maires avec leurs administrés ne constitue pas un motif suffisant pour qu'il soit envisagé d'introduire dans les textes une dérogation aux principes fondamentaux de protection des personnes, même en la limitant aux communications qui n'ont pas un caractère de propagande politique ou qui n'auraient pas lieu en période préélectorale.