Réponse publiée le 1er novembre 2005

L'honorable parlementaire a appelé l'attention de M. le Premier ministre sur la question de savoir si les courriers électroniques des administrations constituent des documents administratifs communicables. Il ressort des dispositions du deuxième alinéa de l'article premier de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal, tel que modifié en dernier lieu par l'ordonnance n° 2005-650 du 6 juin 2005 relative à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques que « sont considérés comme documents administratifs (...) quel que soit le support utilisé pour la saisie, le stockage ou la transmission des informations qui en composent le contenu, les documents élaborés ou détenus par l'État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées de la gestion d'un service public, dans le cadre de leur mission de service public. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondance, avis, précisions et décisions ». Cette nouvelle définition du document administratif vient confirmer la position de la Commission d'accès aux documents administratifs qui, dans un avis référencé 20020741 du 14 mars 2002, à propos d'un courriel se rapportant à la mutation d'un agent, avait indiqué que « les courriers électroniques doivent être regardés comme des documents au sens de l'article 1er de la loi du 17 juillet 1978 modifiée. Dès lors qu'ils sont échangés au sein d'un service administratif pour les besoins de ce service, ils sont de nature administrative et sont soumis comme tels au droit d'accès organisé par ce texte ». Il convient cependant de rappeler que le droit d'accès à de tels documents, indépendamment de la forme sous laquelle ils existent, s'exerce dans les conditions et dans les limites définies par la loi précitée. En premier lieu, l'exercice du droit d'accès est subordonné à la condition qu'une copie de ces documents ait été conservée sous forme électronique ou sur support papier. En second lieu, la communication d'un tel document peut être soit refusée soit restreinte à certaines personnes en application de l'article 6 de la loi précitée.