En application de l'article L. 2121-15 du code général des collectivités territoriales (CGCT), « au début de chacune de ses séances, le conseil municipal nomme un ou plusieurs de ses membres pour remplir les fonctions de secrétaire ». Le secrétaire de séance est ainsi chargé de rédiger, ou de faire rédiger sous son contrôle, le procès-verbal de la séance du conseil municipal pour laquelle il a été nommé. Il est maître de sa rédaction. Le procès-verbal de la séance doit être ensuite approuvé par les conseillers municipaux présents à la séance, qui doivent signer les délibérations en vertu de l'article L. 2121-23 du CGCT (CE, 10 février 1995, Cne de Coudekerque-Branche). L'article L. 2121-23 précité précise ainsi que « les délibérations sont inscrites par ordre de date. Elles sont signées par tous les membres présents à la séance, ou mention est faite de la cause qui les a empêchés de signer ». Dès lors, si un conseiller municipal juge que le contenu du procès-verbal ne reflète pas le déroulement exact du débat, il peut refuser de signer les documents concernés et porter mention de la cause qui l'a empêché de signer. La possibilité de signer le procès-verbal et les délibérations tout en faisant part d'observations écrites sur leur contenu n'apparaît a priori pas prévue par la législation.